～令和4年1月から義務化～電子帳簿保存法の電子取引保存を解説！無料で、簡単な運用方法をご紹介！

～令和4年1月から義務化～電子帳簿保存法の電子取引保存を解説！無料で、簡単な運用方法をご紹介！

令和4年1月より義務化された電子取引保存

令和4年1月から電子帳簿保存法のひとつ、電子取引保存が義務化されました。

義務化されたとはいえ、どのように運用したらいいのか、 

そもそも電子帳簿保存法とはどういう内容なのか、戸惑われている方も多いかと存じます。

今回の記事では電子取引保存の概要と無料且つ簡単な運用方法をご紹介いたします。
 

ぜひ、最後までご覧ください。

そもそも電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは？

これまで仕訳帳、総勘定元帳等の帳簿や、請求書や領収書等の証ひょう類は
紙での保存が義務づけられておりましたが、
一定の要件を満たすことで電子データでの保存が認められるようになりました。

帳簿や証ひょう類は原則7年間保存が必要ですので、電子データの保存が認められることによって、
保管スペースの確保や面倒なファイリング作業から解放されますね。

3つの保存法がある電子帳簿保存法

電子帳簿保存法には3つの保存方法があります。
今回義務化されたのは③です。

①電子帳簿保存(任意)：電子的に作成した国税関係帳簿書類(仕訳帳、総勘定元帳)、
　　　　　　　　決算関係書類(貸借対照表、損益計算書)をデータのまま保存する。
　　　　　　　　　
②スキャン保存(任意)：紙で受領・作成した書類をスキャン文書で保存する。
　　　　　　　　
③電子取引(令和4年1月から義務化)：メールでの添付、またはWebサイト上で発行される請求書、領収書、
                                                   見積書等の電子データを、紙に印刷せずにそのまま保存する。　

電子取引保存法の要件は？

電子取引保存の要件について2つあります。
要約いたしますと、下記のようになります。

①タイムスタンプを最長2ヶ月+7営業日以内までに付与すること。

②「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの条件で、検索できる状態にして保存すること。
　(例)電子データの名前を下記のように設定して保存する。
　　　20220411_株式会社◆◆_220,000.pdf
　　　20220531_株式会社◆◆_350,000.pdf

タイムスタンプが無い場合は、別途規程の作成が必要となります。
②の要件については、表計算ソフトで管理することも可能ですが、
取引先年月日、取引金額、取引先を入力した一覧表を作成する必要があります。

考えうる課題

上記内容の要件を満たすことで、電子取引データの保存が可能となることが分かりました。
ただし実際の運用となると、いくつか考えられる課題があります。

・タイムスタンプシステムの導入、運用コストが割と高額。
　※10万円以上かかる場合も。

・タイムスタンプシステムを導入せず、規程を備え付けて運用する場合、
　手動で訂正、削除履歴を管理するため、人為的なミスが発生するリスクがある。

画像をアップロードして、取引情報を入力するだけでOK!
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電子データ保存ができる優れものツールです。


画像をアップロード及び取引情報(日付、取引先、金額)を登録後、
タイムスタンプが付与された状態でクラウドBOXに保存されます。

検索機能が充実していて、アップロードした画像をプレビュー表示で確認できますし、
なんと費用は0円で、容量・利用人数は無制限です！


マネーフォワードクラウド会計の登録がなくても、利用できます。
とても使いやすいツールですよね！
 

さあ、クラウドBOXをはじめてみよう

いかがでしたでしょうか。
クラウドBOXを使うことによって、コストをかけず、簡単に要件に沿ったデータの保存が
実現できます。
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最後までご覧いただきまして、ありがとうございました。