【クラウド化のススメ】経理業務の大幅効率化！在宅ワークの促進にも役立ちます

【クラウド化のススメ】経理業務の大幅効率化！在宅ワークの促進にも役立ちます

クラウドとは

ここ数年、“クラウド”という言葉を耳にすることが多くなりました。

クラウドとは、「クラウド・コンピューティング」の略称で、インターネットなどのネットワークを通して提供されているサービスの形態です。

従来は、社内にサーバーやネットワークを構築し、PCにソフトウェアをインストールする方法でサービスが提供されていました。
クラウドに対し、このサービス形態はオンプレミスと呼ばれます。

現在、多種多様なクラウドサービスが提供されており、これらのサービスをうまく活用することで、業務の効率化やコストの削減、在宅ワークの促進などが期待できます。

クラウド化のメリット

①時間や場所を選ばず利用可能
クラウド化のメリットの１つに、いつでもどこでもサービスを利用できるという点が挙げられます。

オンプレミスサービスは、社内ネットワークに接続され、ソフトウェアがインストールされているPCでしか利用できません。
安定した運用ができる一方、社外でサービスを利用するにはハードルが高くなってしまいます。

クラウドサービスは、インターネット環境さえあれば外出先や自宅でもサービスが利用可能。また、PCだけではなく、スマートフォンやタブレットなどの端末からアクセスすることもできます。
このため、在宅ワークの実現にクラウド化は欠かせません。


②データの共有が容易
クラウド化を進めることで、データの共有がしやすくなることもメリットの1つです。

オンプレミスサービスでは、データが社内のサーバーやPC上に保管されていく一方、クラウドサービスでは、データがクラウド上に保管されていきます。
アクセス権限さえあれば、誰とでも簡単にデータのやり取りをすることができるため、社内でのデータの共有はもちろん、取引先等とのデータの共有もスムーズに行うことが可能です。

例えば、クラウドサービスで提供されている会計ソフトや給与計算ソフトなどを利用することで、税理士や社労士がリアルタイムでデータを確認することができ、よりタイムリーに精度の高いサポートを受けることができます。


③導入コストが比較的安い
オンプレミスサービスはサービスの導入にあたって、ソフトウェアのインストールやデータの移行といった作業やサーバー等の購入・レンタルの費用などが必要であり、多くの手間とコストがかかっていました。

クラウドサービスでは、こうしたシステムの構築作業や初期費用がほとんど必要ありません。
そのため、導入にかかる時間やコストをグッと抑えることができます。

また、クラウドサービスの利用にあたって、国のIT導入補助金制度が利用できる場合もあります。
下記のリンクからぜひチェックしてみてください。
経済産業省 中小企業庁「IT導入補助金とは」
IT導入補助金事務局ホームページ

弊社が選ぶクラウド化におすすめのクラウドツール

会計ソフト部門：マネーフォワード クラウド

会計ソフトとして挙げましたが、請求書作成機能、給与計算・勤怠管理機能、経費精算機能などを利用することもでき、会計入力業務のみならず、経理業務全体の効率化が可能なクラウド型サービスです。

また、他の会計ソフトでは給与計算や勤怠管理については別途ソフトの購入が必要な場合がありますが、マネーフォワードは全ての機能がセットで販売されているため料金面も安心です。個人事業主の方はパーソナルプラン、法人の方はスモールビジネスプランとビジネスプランがオススメです！
※従業員アカウントの数や、給与計算などの人数によって従量課金が発生する場合がございます。

ビデオ会議部門：Zoom

コロナ渦で大幅に需要が増加したのが、ビデオ会議ツールのZoomです。

Zoomは安定感のある接続環境で、誰でも簡単に参加でき、無料で使う事ができます。画面共有の機能もありますので、資料をお客様に共有しながら説明も可能です。
※無料プランの会議の場合は、40分までの制限がございます。

ビジネスチャット部門：Chatwork、Slack

メールに変わるビジネスチャットツールとしてChatworkとSlackがあります。

重要な契約書類のやり取りなど、ログが消える・編集できるチャットではなくメールが適するものもございますが、ちょっとしたお願いなどのやり取りはチャットに切替えをすることで、やり取りの時間を大幅に効率化できます。

オンラインストレージ部門：Google Drive、Dropbox

オンライン（クラウド）ストレージとは、インターネット環境を使ってクラウド上にデータを保管できるサービスのことです。
時間や場所を問わずアクセスでき、会社に出社しなくてもデータの閲覧や編集が可能です。
また、導入コストがサーバーストレージよりも安く、サーバーとPCの破損によるデータの消失の心配がありません。

 

おわりに

いかがでしたでしょうか。クラウド化により、経理業務は大幅な効率化を見込むことができます。
また、自宅からでもデータにアクセスができ、作業が可能なため在宅ワークの促進も可能です。
影山タックスパートナーズでは、税務・会計顧問のみならず経理業務の効率化も支援いたします。専用のIT顧問におつなぎすることも可能ですので、お気軽にお問い合わせください。